Avec la réforme de la facturation électronique, un simple PDF envoyé par e-mail ne suffira plus. Les factures devront respecter un format structuré parmi trois formats socles : Factur-X, UBL et CII. Ces sigles vous semblent obscurs ? Ce guide les démystifie et vous aide à comprendre lequel concerne votre entreprise.
Pourquoi des formats structurés sont-ils obligatoires ?
Aujourd’hui, une facture au format PDF classique est lisible par un humain, mais pas directement exploitable par une machine. Or l’un des objectifs de la réforme est de permettre à l’administration fiscale — via le PPF et les PDP — de collecter automatiquement des données de facturation (montants, TVA, dates, identifiants).
Pour cela, les factures doivent contenir des données structurées, organisées selon une syntaxe standardisée que les logiciels et plateformes peuvent lire automatiquement, sans ressaisie manuelle. C’est le rôle des formats Factur-X, UBL et CII, reconnus comme formats socles de la réforme française.
Factur-X : le format hybride PDF + XML
Factur-X est un format mixte, pensé pour ménager la transition entre l’ancien monde (le PDF lisible par tous) et le nouveau (les données structurées).
Concrètement, un fichier Factur-X est :
- un PDF classique, lisible normalement par votre client, votre logiciel de lecture habituel ou un email ;
- qui embarque en son sein un fichier XML structuré, contenant toutes les données de facturation exploitables automatiquement par les logiciels et les plateformes.
C’est un format particulièrement adapté aux TPE, artisans et petites structures, car il conserve une facture “lisible à l’œil” tout en étant conforme aux exigences de structuration. C’est notamment le format retenu par des solutions comme Synobat pour les artisans du bâtiment.
UBL : le standard international XML
UBL (Universal Business Language) est un format 100 % XML, sans partie visuelle “PDF”. Il s’agit d’un standard international, largement utilisé en Europe, notamment dans les échanges avec des logiciels de gestion ou des ERP.
Contrairement à Factur-X, un fichier UBL n’est pas directement lisible par un humain : il doit être ouvert par un logiciel qui l’interprète et l’affiche de façon lisible. C’est un format très répandu pour les échanges automatisés entre systèmes d’information, notamment en B2B avec de gros volumes de factures.
CII : le format XML porté par l’ONU
CII (Cross Industry Invoice) est un autre format XML structuré, développé sous l’égide de l’ONU (UN/CEFACT). Il poursuit un objectif proche d’UBL — la structuration complète des données de facturation — mais avec une syntaxe différente.
CII est notamment utilisé dans certains secteurs industriels et par des ERP internationaux. Comme UBL, ce format n’a pas de représentation visuelle intégrée : il nécessite un logiciel pour être affiché.
Tableau comparatif des trois formats
| Format | Type | Lisible sans logiciel ? | Plutôt adapté à |
|---|---|---|---|
| Factur-X | Hybride PDF + XML | Oui (le PDF) | TPE, artisans, indépendants |
| UBL | XML pur | Non | PME/ETI, échanges automatisés |
| CII | XML pur | Non | Grandes entreprises, ERP internationaux |
Quel format choisir pour votre entreprise ?
Bonne nouvelle : dans la grande majorité des cas, vous n’avez pas à choisir vous-même le format technique. C’est votre logiciel de facturation, relié à une PDP, qui génère et transmet la facture dans le format adapté — voire convertit automatiquement entre formats si votre client utilise un format différent du vôtre.
Cela dit, quelques repères utiles :
- Si vous êtes artisan, TPE ou indépendant et que vous voulez continuer à voir vos factures “comme avant” tout en étant conforme, privilégiez un logiciel qui utilise Factur-X.
- Si vous travaillez essentiellement avec de grands comptes ou des ERP, votre logiciel utilisera probablement UBL ou CII, formats plus adaptés aux gros volumes automatisés.
- Dans tous les cas, vérifiez que votre outil est interopérable : une bonne PDP doit pouvoir convertir un format en un autre pour que l’émetteur et le destinataire n’aient pas à utiliser le même format.
Retenez l’essentiel : peu importe le format technique choisi par votre logiciel, ce qui compte est qu’il soit reconnu comme format socle et transmis via une PDP.
Ce qui ne change pas : les mentions obligatoires
Quel que soit le format choisi, votre facture devra toujours comporter l’ensemble des mentions obligatoires prévues par la réglementation (SIREN, numéro de TVA intracommunautaire le cas échéant, désignation des biens ou services, montants HT/TVA/TTC, etc.). Le format structuré n’ajoute pas de nouvelles mentions : il change la manière dont ces informations sont transmises et exploitées.
Comment vérifier que votre logiciel gère les bons formats ?
Avant de choisir ou de renouveler votre logiciel de facturation, posez-lui ces questions :
- Génère-t-il des factures en Factur-X, UBL et/ou CII ?
- Est-il connecté à une PDP immatriculée pour la transmission ?
- Peut-il recevoir des factures dans ces différents formats, même si vous en émettez un seul ?
- Propose-t-il un archivage à valeur probante de ces fichiers structurés ?
En résumé
Factur-X, UBL et CII sont les trois formats structurés reconnus par la réforme. Factur-X séduit surtout les TPE et artisans pour sa lisibilité, tandis qu’UBL et CII dominent les échanges automatisés entre grandes structures. L’essentiel est de choisir un logiciel qui gère nativement ces formats et qui est relié à une PDP.
Pour comparer les logiciels selon leur compatibilité avec ces formats, direction notre comparatif des logiciels de facturation électronique.